Hello et bienvenue sur le blog de Kohobay. Si vous suivez mon contenu, vous savez peut-être que j’adore les automatisations (team geek).
C’est d’autant plus un sujet dans la pleine tendance en 2023. Passées de ses idées reçues comme la perte d’humanisation, le coût onéreux et le besoin de compétences poussées ; les automatisations se démocratisent et deviennent de plus en plus accessibles.
J’avais très envie de poser quelques questions spéciales automatisations business à Appoline.
Appoline est une vraie passionnée de web entrepreneuriat et pour aider ses clients de cœurs, les web entrepreneurs, elle a fait de l’automatisation sa spécialité, qu’elle couple à son autre chouchou : Notion.
Ce duo de choc est donc sa carte maîtresse pour rendre le quotidien des entrepreneurs plus serein, plus optimal et plus en proie au développement.
Je sais de source sûre que la productivité coule dans ses veines et que c’est un domaine qui la passionne et pour lesquelles elle entraîne ses clients dans cette passion.
Organisation, productivité, Notion, automatisation sont son quotidien qu’elle manie à la perfection avec son mantra : “être sérieux sans se prendre au sérieux”.
Je lui ai donc demandé son avis, ses idées, le pourquoi de l’automatisation dans son business aujourd’hui, quelques bonnes pratiques et aussi et surtout des idées concrètes de scénarios d’automatisation.
C’est parti ! Pour la dose geek du jour
Les automatisations
L’automatisation : c’est quoi ? On entend beaucoup parler d’automatisation, mais c’est un concept assez vague, peux-tu nous en dire plus ?
Effectivement, automatiser, et surtout automatiser son business, ça ne veut pas toujours dire grand-chose. En soit, nous faisons tous et toutes des tâches d’automatisations, sans même s’en rendre compte : par exemple, programmer ses posts via la Meta Business Suite, programmer des mails, depuis Gmail ou depuis son outil d’emailing, pour sa newsletter ou autres : c’est une automatisation.
À partir du moment où l’on donne un ordre à un outil de faire des choses en asynchrone, on automatise.
Lorsque nos applications ou nos outils ne nous permettent pas d’automatiser des tâches, on fait appel à des outils tiers comme Zapier, Make, Integrately, ou bien
ou encore Pipedream (entre autres).
Dans ce cas, on vient créer de A à Z le scénario d’automatisation : ce que l’on veut qui se passe entre un ou multiples outils en ligne.
Au final, pourquoi automatiser son business ?
L’aspect le plus évident d’automatiser son business, c’est le gain de temps. On s’ôte des tâches répétitives et rébarbatives. Mais on peut aussi voir, une vraie améliorations de ces process internes, de délégation et aussi d’amélioration de Customer Care.
Quels sont les outils d’automatisation ?
Comme je l’ai évoqué, des automatisations sont disponibles en natif dans beaucoup d’outils en ligne ; via Meta, ou des outils d’emailing, mais aussi beaucoup d’outils de calendrier en ligne, de gestion de rendez-vous Calendly propose de super automatisations poussées sur leur version payante.
Puis, si on veut passer la seconde, on fait appel à des outils d’automatisations. Il y a Zapier, qui est assez ludique et facile à prendre en main, accessible en version gratuit.
Il y a aussi Make (c’est mon chouchou) qui permet une vraie personnalisation de scénarios, plus de liberté. Make a aussi sa version gratuite, et il est moins cher que Zapier. Il existe aussi Integraly ou N8n, qui lui est plus poussé. Comme pour tous ces outils, je pense qu’il faut tester pour les adopter… ou pas.
Ok, et alors on automatise quoi ?
Avant tout, automatiser son business ne se fait pas en une journée, il faut y aller petit à petit.
Car d’une, il faut se faire la main sur les outils d’automatisation et de deux, ça prend du temps. C’est pourquoi ! Je le répète tout le temps et suis un peu folle avec ça, mais il est super important de préparer ses process en amont. On peut le faire de la manière que l’on veut, mais c’est super important d’avoir ses process définis, écrits et / ou schématisés pour se lancer dans les automatisations.
Aussi, mon conseil le plus fondamental est de map minder ce que l’on souhaite automatiser d’abord, pour avoir notre logique avant de se foncer et se retrouver coincé. On peut le faire en ligne ou avec un papier un crayon à l’ancienne, mais comme tout, et d’autant plus pour les automatisations, il faut map minder avant de se lancer tête baissée.
Et comme il faut bien commencer quelque part, on peut commencer à automatiser par pôle, en segmentant son activité. Le Customer Care, la facturation, son organisation, etc.
Tu pourrais nous donner des exemples concrets d’automatisations ?
À fond ! J’adore partager des idées, car je sais que beaucoup d’entrepreneurs ont l’envie d’automatiser, mais ne savent pas par où commencer.
Je peux te donner quelques exemples d’automatisations, que l’on peut imaginer pour un business en ligne. Et si on regarde justement par pôle de son activité en ligne, on peut commencer avec les réseaux sociaux.
Les réseaux sociaux
Et je vais parler d’une autre nouvelle tendance qui est dans nos vies pour durer : les IA et le plus connu Chat Gpt.
Il est possible d’automatiser tes recherches de Chat Gpt pour les envoyer directement dans une base de données Notion. Typiquement, si tu passes tes descriptions de posts Instagram par Chat Gpt (ce qu’il fait très bien). Tu peux préparer une base de données avec tes prompts et une automatisation soumet le prompt à Chat Gpt sans que tu t’en préoccupes. Tadam ! Tu as le résultat directement dans ta base de données Notion. Perso, je suis fan !
Tu peux aussi envoyer tes KPI Instagram dans Notion ou dans un Google Sheet ou même Airtable, sans avoir à faire le classique copier-coller tous les mois.
Côté Customer Care
Pour améliorer son customer care, on peut aussi miser sur le mailing client et travailler une automatisation qui viendrait chercher la date d’anniversaire de son client, hébergé dans une base de données Notion (ou autres encore une fois 😉) et faire partir un mail le jour de l’anniversaire de son client. Si on a pas la date d’anniversaire de son client, on peut aussi prendre la date de collaboration.
On peut aussi automatiser sa demande de feedback client en fin de collaboration. Si on fait de la prestation de service, c’est souvent quelque chose qu’on fait à la main. On peut automatiser depuis une base de données, fixer un intervalle de temps et faire partir par mail un lien vers un formulaire qui demanderait le feedback de son client. Pour aller plus loin, on peut même imaginer automatiser ce formulaire de récolte de témoignages vers une base de données Notion, pour tout centraliser et avoir les réponses de ton client Notion, et ça ! Sans s’en soucier. Elle est pas belle la vie ?
Trier sa boite mail
On peut aussi, s’ôter de la charge mentale, en automatisant le tri de sa boite mail. Typiquement, si tu reçois toujours les mêmes mails, ou beaucoup de pièces jointes, etc. en jouant sur les mots clés ou sur les adresses d’expéditeurs, tu peux demander à Make par exemple, de venir trier et ranger les mails dans des dossiers dédiés. Ce qui te permet d’aller toujours plus vers l’objectif boite mail clean. Notre graal à tous 🙃
Aussi, il existe des tas d’outils d’automatisations qui te permettent également de faire transiter directement tes pièces jointes vers un Goggle Drive ou Dropbox. Et ça c’est cool pour éviter les fuites de documents ou les pertes d’info.
Les paiements
Pour finir, je te donne l’une des automatisations les plus appréciées chez les infopreneurs, c’est d’automatiser les paiements Stripe vers une base de données Notion, afin de centraliser ta gestion des paiements et tout avoir sous les yeux. Stripe ou Thrive Cart d’ailleurs. Ça permet de centraliser, mais aussi de prendre le relais sur notion en reliant le tout à ton CRM, et là ! Tu as un vrai espace avec toutes les infos ; les montants dépensés par client, le suivi de tes objectifs en temps réel. Et aussi ! Les loupés si t’as un impayé. Tout ça dans ton outil de gestion du quotidien. Parce qu’on le sait tous, on aime pas les allers-retours sur les d’outils.
Je parle beaucoup de Notion, car c’est mon autre outil phare, mais il est possible de faire des tas de merveilleuses choses avec Google Sheet, Google Doc, Airtable ou autres.
Effectivement, tu nous parles beaucoup de Notion, tu veux conclure dessus ?
Oui, j’ai des offres pour les automatisations, mais aussi sur Notion, de l’audit à la création ou l’optimisation d’espace. Ma passion pour la structuration business m’a évidemment fait aller vers cet outil no code qui se déploie tous les jours en peu plus.
Alors, en couplant Notion à Make, ou aux automatisations en général, Notion prend toute sa puissance à mes yeux. Et tu peux te créer un réel centre de pilotage de ton business personnalisé surtout.
Donc, faut pas hésiter à pousser un peu la machine, à structurer son Notion, et mettre en place ses premières automatisations, parce qu’après tu as vrai un endroit unique où tu fais tout évoluer en même temps qu’évolue ton business.
Travailler avec Appoline
Si Appoline t’a donné envie d’optimiser ta productivité, ton organisation et de faire des automatisations ton meilleur allié, n’hésite pas à la contacter.
Pour découvrir son univers, tu peux visiter son site internet : www.appolinem.com
Elle publie aussi pas mal d’astuces et de bonnes pratiques dans un univers propre à elle sur son Instagram, que je t’invite à aller voir, son compte, c’est Appoline_m_.
Elle t’offrira de quoi piloter ton business grâce à ses audits Notion ou Automatisations, ses services d’optimisation ou de création d’espace Notion, et des scénarios d’automatisations qui vont te faire gagner un temps fou, et faire évoluer ton business aussi vite quévoluente tes idées ⚡️
